誤送信は「気をつける」だけでは防げません。①宛先の自動補完の見直し、②送信前の確認画面・送信の一時保留、③社外宛てのメールの警告、④重要なファイルはメール添付ではなく、アクセス権を設定した共有で送るといった仕組みで防ぎます。
よくある原因と対策
| 原因 | 対策 |
|---|---|
| 宛先の自動補完で別人を選ぶ | 自動補完の候補を整理・無効化。社外ドメインに色や警告 |
| 添付ファイルの取り違え | 送信前の添付の確認画面。ファイル名の付け方のルール |
| 一斉送信でTO・CCに入れる | 一斉送信はメール配信の仕組みを使う（BCCのミス） |
| 急いで送る | 送信を数分保留して取り消せる機能 |
誤送信に気づいたら、すぐ上司・担当に報告します。受信者に削除を依頼し、個人データの漏洩にあたる場合は、報告・通知の義務の判断が必要です（報告義務）。
出典：IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」、個人情報保護委員会「漏えい等報告・本人への通知の義務化について」